Preguntas frecuentes
Resolvemos tus dudas sobre la desgravación de gastos, el uso de la app y la legalidad de los documentos que genera Troquia
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BLOQUE 1: FISCALIDAD PARA AUTÓNOMOS
Puedes deducir en el IRPF los gastos relacionados con tu actividad, como compras, alquileres, suministros, seguros, servicios profesionales, reparaciones, desplazamientos o manutención, siempre que estén justificados y registrados.
Troquia reúne el justificante, el pago y la finalidad profesional declarada en un expediente trazable, facilitando su contabilización y defensa ante una comprobación.
El justificante debe identificar el establecimiento, la fecha, el concepto y el importe. Para deducir el IVA, deberá cumplir además los requisitos formales aplicables.
Si no identifica al destinatario, Troquia lo complementa con la prueba del pago, la identificación del pagador y la finalidad profesional declarada, creando un expediente trazable que refuerza la justificación y defensa fiscal del gasto.
Si tributas en estimación directa, puedes deducir gastos de manutención vinculados a tu actividad, realizados en establecimientos de hostelería y pagados electrónicamente.
Límites diarios: 26,67 € en España y 48,08 € en el extranjero, o 53,34 € y 91,35 € respectivamente si existe pernoctación.
Troquia reúne el justificante, el pago y el motivo profesional declarado para reforzar su acreditación fiscal.
En el IVA se presume generalmente un uso profesional del 50 %. En el IRPF suele exigirse una utilización exclusiva, salvo las excepciones previstas legalmente.
Troquia vincula el justificante y el pago con el vehículo declarado, reforzando la trazabilidad y justificación profesional del gasto.
Sí. Lo importante es que el gasto corresponda realmente a la actividad y quede correctamente registrado.
Troquia vincula el justificante con el pago y la identidad declarada del pagador, creando una trazabilidad que refuerza el carácter profesional del gasto aunque se haya abonado con una tarjeta personal.
Troquia solo admite gastos pagados electrónicamente, porque necesita vincular el ticket con el recibo del datáfono y acreditar el origen real del pago. Además, en los gastos de manutención del autónomo, el pago electrónico es un requisito legal para su deducción.
Un gasto está justificado cuando puede acreditarse su existencia, importe, fecha, proveedor y pago. Para ser deducible, además debe estar relacionado con la actividad y correctamente registrado.
Troquia reúne estas evidencias y conserva la vinculación profesional declarada, reforzando su defensa fiscal.
Generalmente, durante cuatro años desde que finaliza el plazo para presentar la declaración correspondiente. Algunos documentos deben conservarse más tiempo si tienen efectos fiscales posteriores.
Troquia los mantiene digitalizados, ordenados, accesibles y protegidos durante el plazo legal aplicable.
Puedes vincularlo con un cliente, proyecto o motivo profesional y conservar documentos que lo respalden, como presupuestos, encargos o correos.
Troquia registra esa información junto al justificante y al pago, creando una trazabilidad sólida para futuras comprobaciones.
Sí. Troquia genera una copia digital fiel, íntegra y trazable mediante un software homologado por la Agencia Tributaria.
Una vez completado el proceso, el documento digital sustituye al original en papel a efectos tributarios. Una fotografía o un escaneo convencional no ofrecen esta equivalencia legal.
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BLOQUE 2: FISCALIDAD PARA EMPRESAS
Una empresa puede deducir los gastos relacionados con su actividad, como compras, salarios, alquileres, suministros, seguros, servicios profesionales o desplazamientos, siempre que estén justificados y contabilizados.
Troquia reúne el justificante, el pago y los datos fiscales en un expediente trazable, facilitando su contabilización y defensa ante una comprobación.
El justificante debe identificar al proveedor, la fecha, el concepto, el importe y el IVA aplicado. Para deducir el IVA, deberá cumplir además los requisitos formales aplicables e identificar a la empresa destinataria cuando sea obligatorio.
Si el justificante no identifica a la empresa, Troquia reúne la prueba del pago, la identidad declarada del pagador y su vinculación empresarial. Este expediente refuerza la justificación del gasto, sin sustituir los requisitos legales exigibles para deducir el IVA.
Sí, cuando responden a motivos laborales, están justificados y correctamente contabilizados.
Troquia reúne el justificante, el pago, la identidad del empleado y los datos del desplazamiento en un expediente trazable, facilitando su acreditación y gestión contable.
Sí, en el Impuesto sobre Sociedades, cuando tienen finalidad empresarial, están justificadas y contabilizadas, dentro del límite anual del 1 % de la cifra de negocios. La deducción del IVA sigue reglas diferentes.
Troquia reúne el justificante, el pago y la información de la reunión, reforzando su acreditación fiscal.
Sí. Troquia realiza una digitalización certificada mediante software homologado por la Agencia Tributaria, generando una copia fiel, íntegra y trazable que sustituye legalmente al original en papel.
Una fotografía o un escaneo convencional no ofrecen esta equivalencia.
Sí, cuando responde a una necesidad empresarial, está justificado y se registra correctamente su reembolso.
Troquia identifica al pagador y vincula el justificante con el pago y la empresa, facilitando su acreditación, contabilización y reembolso.
Troquia protege cada documento mediante firma digital, sellado de tiempo y controles de integridad.
Su sistema de verificación permite confirmar la autenticidad del archivo y detectar cualquier modificación posterior.
Generalmente, durante cuatro años, aunque algunos documentos deben conservarse más tiempo por sus efectos fiscales o mercantiles.
Troquia los mantiene digitalizados, ordenados y accesibles para cualquier auditoría o requerimiento de la Administración.
Troquia genera los documentos PDF/A y exporta los datos fiscales en Excel o en formatos compatibles con A3, Sage y Holded.
La asesoría recibe toda la información ordenada y lista para revisar y contabilizar, sin recopilar tickets ni transcribirlos manualmente.
La Agencia Tributaria puede rechazar la deducción del gasto o del IVA, exigir su devolución con intereses e imponer sanciones.
Troquia reduce este riesgo mediante la digitalización certificada, la conservación segura y la trazabilidad de cada justificante.
¿Cómo se utiliza Troquia?
Acreditar los gastos profesionales con Troquia ante la Agencia Tributaria es muy fácil.
1
Pagas con tu tarjeta de crédito profesional
Es un gasto de empresa, no particular.
2
Haces una foto conjunta
Al ticket de venta y al recibo del datáfono.
3
Dictas a la app o redactas
la vinculación de ese gasto con un trabajo específico.
4
Y ya lo tienes
Has digitalizado el gasto y tienes un documento con trazabilidad total del gasto (quién, cuándo, dónde y para qué)
BLOQUE 3: SOBRE EL FUNCIONAMIENTO DE LA APLICACIÓN TROQUIA
CONFIGURACIÓN DE TROQUIA
Para empezar, solo necesitas los datos fiscales y de contacto de la empresa, como la razón social, el NIF, el domicilio fiscal y los correos que recibirán la documentación.
También podrás elegir si deseas recibir la documentación mensual o trimestralmente y enviarla a la empresa, a su gestoría o a ambos.
Troquia te guía durante la configuración para que toda la documentación quede correctamente organizada desde el primer momento.
Sí. Puedes configurar el envío mensual o trimestral de la documentación fiscal.
Troquia la enviará automáticamente, dentro de las 48 horas siguientes a la finalización del periodo, a tu correo electrónico, al de tu gestor o a ambos.
Sí. La empresa puede autorizar a empleados, administradores y otros colaboradores para que registren directamente sus propios gastos.
Toda la documentación queda centralizada en la misma empresa e identificada por persona, facilitando su revisión, control y envío a contabilidad.
Cada persona solo puede utilizar Troquia desde un dispositivo autorizado, vinculado a su usuario y número de teléfono.
Si cambias de dispositivo o número, el administrador debe eliminar el acceso anterior y enviarte una nueva invitación. Los documentos ya digitalizados permanecen guardados en la cuenta de la empresa.
Sí. Troquia organiza los gastos y permite exportarlos en Excel o en formatos compatibles con A3, Sage y Holded, junto con sus justificantes digitalizados.
Tu asesoría recibe la documentación preparada para revisarla y contabilizarla, sin recopilar tickets ni introducir nuevamente los datos.
Sí. El administrador puede actualizar los datos y las opciones de gestión cuando sea necesario.
Los cambios que afecten a la periodicidad fiscal o a la organización contable se aplicarán a los periodos siguientes, sin modificar documentos ya sellados ni cierres anteriores.
USO DIARIO DE TROQUIA
Selecciona el tipo de gasto, fotografía el ticket y, si los datos del pago no aparecen integrados, el justificante de la tarjeta. Después, revisa la información y confirma la operación.
Troquia te guía durante todo el proceso y te indica claramente si falta algún documento o dato necesario para completar la digitalización.
Troquia genera inmediatamente la copia digital certificada, que queda protegida y disponible para descargar.
Al mismo tiempo, prepara los datos fiscales para que puedas revisarlos y corregirlos antes de guardarlos definitivamente.
El documento AEAT es la copia digital certificada del justificante. Se genera automáticamente, queda protegida y puede descargarse inmediatamente.
El documento interno contiene la información fiscal destinada a contabilidad y permanece editable para que puedas revisarla y corregirla antes de guardarla definitivamente.
Puedes corregir los datos desde el móvil justo antes de enviar la fotografía a la nube, o editarlos posteriormente desde el móvil o desde la versión para PC de Troquia.
Las correcciones solo afectan a la información fiscal y no modifican la copia digital certificada del justificante.
“Guardar” conserva los cambios y permite seguir editando el documento más adelante.
“Guardar y sellar” lo cierra definitivamente, impide nuevas modificaciones y habilita su descarga. Por ello, conviene revisar los datos antes de sellarlo.
El documento permanecerá editable hasta el final del mes. Si no lo has sellado antes, Troquia lo cerrará automáticamente con los datos existentes y ya no podrá modificarse.
Por ello, conviene revisar cualquier posible error antes de que termine el mes.
SEGURIDAD, VERIFICACIÓN Y DOCUMENTACIÓN
Solo cuando el ticket no incluya los datos del pago. Si ya aparecen integrados, Troquia los reconocerá y no necesitarás fotografiar un segundo documento.
La aplicación te indicará en cada momento las imágenes necesarias para completar la digitalización.
Puedes comprobarlo directamente en el verificador público de Troquia en esa misma pagina web.
Solo tienes que subir el documento para confirmar que es auténtico y no ha sido modificado. La comprobación puede realizarla la empresa, su asesoría, un auditor o la Agencia Tributaria.
Troquia detectará la modificación y tratará de recuperar automáticamente la copia original conservada de forma segura.
Si no fuera posible recuperar una versión válida, el documento quedará identificado como manipulado para evitar que se considere auténtico.
Sí. Troquia mantiene copias de seguridad actualizadas para proteger tus documentos y recuperarlos si se produce alguna incidencia.
Así, la información permanece disponible, íntegra y segura durante todo el periodo de conservación.
Son huellas digitales únicas que permiten comprobar que un documento no ha sido modificado.
Troquia las genera automáticamente y las vincula en cada cierre, garantizando la integridad y trazabilidad continua de toda la documentación.
Puedes descargar los justificantes certificados y los documentos Troquia, además de exportar la información fiscal en Excel o en formatos compatibles con A3, Sage y Holded.
Toda la documentación queda organizada y disponible para su consulta, contabilización o presentación cuando sea necesaria.
Nota:
Esta información es de carácter general y no sustituye el asesoramiento fiscal adaptado a cada actividad y circunstancia. La deducibilidad de un gasto depende de su naturaleza, justificación, registro y relación efectiva con la actividad, así como de la normativa vigente en cada momento.
